Para uma visão chegar a se tornar realidade, é necessário que haja um processo de desdobramento, ou seja, que ocorra um detalhamento de passos e alvos necessários para se chegar à sua realização. A visão é parecida com uma ideia, algo abstrato, já pode ser imaginada, porém, para que entre em execução, o time precisará que fique mais claro por onde se inicia, quais os próximos passos.
Para fazer essa conexão entre visão e ação, o melhor caminho é ter um plano para poder organizar o time de forma que todos saibam o que fazer, o que será necessário e qual a ordem das tarefas a serem desempenhadas. Assim, esse avanço de uma visão até que se torne ações reais pode ser observado na imagem abaixo:
O nível de detalhamento necessário varia conforme as ferramentas de gestão adotadas e o tipo de organização, mas é possível começar a elaborar um planejamento a partir da definição de objetivos e de metas.
Definição de objetivos
importante definir os objetivos ao seu time para que fiquem claras quais são as prioridades e alvos no momento atual, saibam quais são as direções para que possam focar e ter em que se basear para tomar as decisões rápidas que ocorrem na rotina comum. Para isso, é necessário saber dizer não, saber o que é importante, o que faz parte do objetivo/propósito e o que não faz, o que está em tempo e o que não está no momento de se fazer.
Um objetivo será a definição de uma direção, geralmente utilizando verbos (Ex: Aumentar a participação, Diminuir as faltas, Aumentar as receitas, Melhorar a interação, etc.). Para que estas definições de objetivos sejam coerentes, as ações que ocorrerem no time devem estar alinhadas para atingir esses objetivos, pois, caso contrário, indica que não deveriam ocorrer ou que os objetivos devem ser revisados.
Os objetivos terão um período de validade e devem ser revisados periodicamente, pois podem mudar as prioridades e as direções a depender da fase em que o time ou organização estiver, já que fazia sentido para aquele momento, mas não fazer mais no próximo período.
Definição de metas
Os objetivos dão a direção para o time, apontam as prioridades e para onde deve ser colocado o esforço conjunto, de forma que todos estejam caminhando para um mesmo lado. Já as metas acrescentam aos objetivos a capacidade de especificar a intensidade e os prazos, para isso, entende-se que deveria conhecer qual é a situação atual.
As metas servem para motivar um time em prol de um objetivo, para que saibam a direção e qual a intensidade que devem alcançar, e também consigam identificar quando atingiram para que possam celebrar isso. Se as metas forem distantes demais da realidade atual podem ter o efeito contrário e desmotivar o time, ou se forem pequenas demais também podem ter esse efeito e serem ignoradas pela irrelevância. Assim sendo, não basta ter uma meta, ela precisa ser inteligente.
Para construção de metas inteligentes existe o método SMART, que serve como um checklist de atributos importantes que devem estar presentes. O nome desse método é uma sigla em que cada letra representa uma característica necessária para uma meta, em inglês. Veja seu significado na tabela abaixo:
| S | M | A | R | T |
|---|---|---|---|---|
|
Specific |
Measurable |
Attainable |
Relevant |
Time based |
|
Específica |
Mensurável |
Atingível |
Relevante |
Temporal (prazo) |
A meta deve ser Específica (Specific), de claro entendimento. Para isso, deve-se perguntar: “Este é um alvo para o que exatamente? De qualquer forma que ela for atingida serve? De que forma específica?”.
A meta deve ser Mensurável (Measurable) para que possa ser acompanhada e identificar se foi atingida ou não. Sem poder identificar se ela foi atingida, fica difícil saber para que ela serve, se está melhorando ou não, se já chegou ao fim. Nem tudo pode ser medido facilmente, por isso, haverá casos em que não cabem a utilização de meta. Para isso, deve-se perguntar: Em quanto devo aumentar/diminuir? Qual o número que pode representar essa meta da melhor forma?
Saiba medir
Para avaliar de forma clara o tamanho das coisas é necessário medir. Se o seu time tem um problema, como saberia dizer qual o tamanho dele ou o quanto ele afeta? É natural que um líder procure medir para saber como agir e como priorizar. Assim, se fizermos mais perguntas como: “Isso começou a acontecer quando? Qual era o tamanho antes? Como um líder poderia responder a essas perguntas relativamente simples?”.
Para medir, será necessário levantar as informações importantes para o time e também armazená-las de forma adequada, para que consiga analisar da melhor forma e entender o comportamento de uma determinada situação.
Reflita então nas perguntas a seguir sobre o seu time, ou a área de liderança:
- O que é importante medir?
- Quais dados são importantes armazenar?
- Onde estão sendo armazenados esses dados?
- Estou utilizando os dados gerados para entender melhor o que acontece?
Conclusão
O planejamento é o detalhamento da visão de forma que fique claro para o time como irão cumprir uma visão ou estratégia.
Você viu aqui neste post que pode iniciar o seu planejamento definindo os objetivos para o período planejado, com isso definir as metas e as formas de medição do andamento e dos resultados.